Notice of Privacy Practices

Your Information. Your Rights. Our Responsibilities.

This notice describes how medical information about you may be used and disclosed and how you can get access to this information. Please review it carefully.

Your Rights

You have the right to:

  • Get a copy of your health and claims records
  • Correct your health and claims records
  • Request confidential communication
  • Ask us to limit the information we share
  • Get a list of those with whom we’ve shared your information
  • Get a copy of this privacy notice
  • Choose someone to act for you
  • File a complaint if you believe your privacy rights have been violated

Your Choices

You have some choices in the way that we use and share information as we:

  • Answer coverage questions from your family and friends
  • Provide disaster relief
  • Market our services and sell your information

Our Uses and Disclosures

We may use and share your information as we:

  • Help manage the health care treatment you receive
  • Run our organization
  • Pay for your health services
  • Administer your health plan
  • Help with public health and safety issues
  • Do research
  • Comply with the law
  • Respond to organ and tissue donation requests and work with a medical examiner or funeral director
  • Address workers’ compensation, law enforcement, and other government requests
  • Respond to lawsuits and legal actions

Your Rights

When it comes to your health information, you have certain rights. This section explains your rights and some of our responsibilities to help you.

Get a copy of health and claims records

  • You can ask to see or get a copy of your health and claims records and other health information we have about you. Ask us how to do this.
  • We will provide a copy or a summary of your health and claims records, usually within 30 days of your request. We may charge a reasonable, cost-based fee.

Ask us to correct health and claims records

  • You can ask us to correct your health and claims records if you think they are incorrect or incomplete. Ask us how to do this.
  • We may say “no” to your request, but we’ll tell you why in writing within 60 days.

Request confidential communications

  • You can ask us to contact you in a specific way (for example, home or office phone) or to send mail to a different address.
  • We will consider all reasonable requests, and must say “yes” if you tell us you would be in danger if we do not.

Ask us to limit what we use or share

  • You can ask us not to use or share certain health information for treatment, payment, or our operations.
  • We are not required to agree to your request, and we may say “no” if it would affect your care.

Get a list of those with whom we’ve shared information

  • You can ask for a list (accounting) of the times we’ve shared your health information for six years prior to the date you ask, who we shared it with, and why.
  • We will include all the disclosures except for those about treatment, payment, and health care operations, and certain other disclosures (such as any you asked us to make). We’ll provide one accounting a year for free but will charge a reasonable, cost-based fee if you ask for another one within 12 months.

Get a copy of this privacy notice

You can ask for a paper copy of this notice at any time, even if you have agreed to receive the notice electronically. We will provide you with a paper copy promptly.

Choose someone to act for you

  • If you have given someone medical power of attorney or if someone is your legal guardian, that person can exercise your rights and make choices about your health information.
  • We will make sure the person has this authority and can act for you before we take any action.

File a complaint if you feel your rights are violated

  • You can complain if you feel we have violated your rights by contacting us at:
    Gina Lopez
    701 S. Raymond Ave, Ste. 4B
    Fullerton, CA 92831
  • You can file a complaint with the U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights by sending a letter to 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, calling 1-877-696-6775, or visiting www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.
  • We will not retaliate against you for filing a complaint.

Your Choices

For certain health information, you can tell us your choices about what we share. If you have a clear preference for how we share your information in the situations described below, talk to us. Tell us what you want us to do, and we will follow your instructions.

In these cases, you have both the right and choice to tell us to:

  • Share information with your family, close friends, or others involved in payment for your care
  • Share information in a disaster relief situation

If you are not able to tell us your preference, for example if you are unconscious, we may go ahead and share your information if we believe it is in your best interest. We may also share your information when needed to lessen a serious and imminent threat to health or safety.

In these cases we never share your information unless you give us written permission:

  • Marketing purposes
  • Sale of your information

Our Uses and Disclosures

How do we typically use or share your health information?

We typically use or share your health information in the following ways.

Help manage the health care treatment you receive

We can use your health information and share it with professionals who are treating you.

Example: A doctor sends us information about your diagnosis and treatment plan so we can arrange additional services.

Run our organization

  • We can use and share your information to run our organization and contact you when necessary.
  • We are not allowed to use genetic information to decide whether we will give you coverage and the price of that coverage. This does not apply to long term care plans.

Example: We use health information about you to develop better services for you.

Pay for your health services

We can use and disclose your health information as we pay for your health services.  

Example: We share information about you with your dental plan to coordinate payment for your dental work.

Administer your plan

We may disclose your health information to your health plan sponsor for plan administration.

Example: Your company contracts with us to provide a health plan, and we provide your company with certain statistics to explain the premiums we charge.

How else can we use or share your health information?

We are allowed or required to share your information in other ways – usually in ways that contribute to the public good, such as public health and research. We have to meet many conditions in the law before we can share your information for these purposes. For more information, see: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html.

Help with public health and safety issues

We can share health information about you for certain situations such as:

  • Preventing disease
  • Helping with product recalls
  • Reporting adverse reactions to medications
  • Reporting suspected abuse, neglect, or domestic violence
  • Preventing or reducing a serious threat to anyone’s health or safety

Do research

We can use or share your information for health research.

Comply with the law

We will share information about you if state or federal laws require it, including with the Department of Health and Human Services if it wants to see that we’re complying with federal privacy law.

Respond to organ and tissue donation requests and work with a medical examiner or funeral director

  • We can share health information about you with organ procurement organizations.
  • We can share health information with a coroner, medical examiner, or funeral director when an individual dies.

Address workers’ compensation, law enforcement, and other government requests

We can use or share health information about you:

  • For workers’ compensation claims
  • For law enforcement purposes or with a law enforcement official
  • With health oversight agencies for activities authorized by law
  • For special government functions such as military, national security, and presidential protective services

Respond to lawsuits and legal actions

We can share health information about you in response to a court or administrative order, or in response to a subpoena.

Our Responsibilities

  • We are required by law to maintain the privacy and security of your protected health information.
  • We will let you know promptly if a breach occurs that may have compromised the privacy or security of your information.
  • We must follow the duties and privacy practices described in this notice and give you a copy of it.
  • We will not use or share your information other than as described here unless you tell us we can in writing. If you tell us we can, you may change your mind at any time. Let us know in writing if you change your mind.

There are additional limitations on how we can use or disclose substance use disorder (SUD) treatment records received from federally assisted SUD treatment programs, called “Part 2 Programs.” If we receive or maintain your SUD treatment records, we will not use or disclose them unless such use or disclosure is based on your written consent in connection with the Part 2 Program. Even with this consent, we will follow our privacy practices with respect to your SUD treatment records. Also, we will not use or disclose your SUD treatment records (or related testimony) in a legal proceeding against you without your written consent or a court order after notice and an opportunity to be heard is provided. A court order authorizing such use or disclosure must be accompanied by a subpoena or other legal requirement compelling disclosure before the requested record is used or disclosed.

For more information, see: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html.

Changes to the Terms of this Notice

We can change the terms of this notice, and the changes will apply to all information we have about you. The new notice will be available upon request, on our web site, and we will mail a copy to you.

Noticia de Prácticas de privacidad

Su información. Sus derechos. Nuestras responsabilidades.

Esta notificación describe cómo puede utilizarse y divulgarse su información médica, y cómo puede acceder usted a esta información. Revísela con cuidado.

Sus derechos

Usted cuenta con los siguientes derechos:

  • Obtener una copia de su historial médico y de reclamos.
  • Corregir en papel o en formato electrónico su historial médico.
  • Solicitar comunicación confidencial.
  • Pedirnos que limitemos la información que compartimos.
  • Recibir una lista de aquellos con quienes hemos compartido su información.
  • Obtener una copia de esta notificación de privacidad.
  • Elegir a alguien que actúe en su nombre.
  • Presentar una queja si considera que se violaron sus derechos de privacidad.

Sus opciones

Tiene algunas opciones con respecto a la manera en que utilizamos y compartimos información cuando:

  • Respondemos las preguntas de cobertura de su familia y amigos.
  • Proporcionamos alivio en caso de una catástrofe.
  • Comercializamos nuestros servicios y vendemos su información.

Nuestros usos y divulgaciones

Podemos utilizar y compartir su información cuando:

  • Ayudamos a administrar el tratamiento de atención médica que usted recibe.
  • Dirigimos nuestra organización.
  • Pagamos por sus servicios médicos.
  • Administramos su plan médico.
  • Ayudamos con asuntos de seguridad y salud pública.
  • Realizamos investigaciones médicas.
  • Cumplimos con la ley.
  • Respondemos a las solicitudes de donación de órganos y tejidos y trabajamos con un médico forense o director funerario.
  • Tratamos la compensación de trabajadores, el cumplimiento de la ley y otras solicitudes gubernamentales.
  • Respondemos a demandas y acciones legales.

Sus derechos

Cuando se trata de su información médica, usted tiene ciertos derechos. Esta sección explica sus derechos y algunas de nuestras responsabilidades para ayudarlo.

Recibir una copia de su historial médico y de reclamos

  • Puede solicitar que le muestren o le entreguen una copia de su historial médico y reclamos y otra información médica que tengamos de usted. Pregúntenos cómo hacerlo.
  • Le entregaremos una copia o un resumen de su historial médico y de reclamos, generalmente dentro de 30 días de su solicitud. Podemos cobrar un cargo razonable en base al costo.

Solicitarnos que corrijamos el historial médico y de reclamos

  • Puede solicitarnos que corrijamos su historial médico y de reclamos si piensa que dichos historiales son incorrectos o están incompletos. Pregúntenos cómo hacerlo.
  • Podemos decir “no” a su solicitud, pero le daremos una razón por escrito dentro de 60 días.

Solicitar comunicaciones confidenciales

  • Puede solicitarnos que nos comuniquemos con usted de una manera específica (por ejemplo, por teléfono particular o laboral) o que enviemos la correspondencia a una dirección diferente.
  • Consideraremos todas las solicitudes razonables y debemos decir “sí” si nos dice que estaría en peligro si no lo hacemos.

Solicitarnos que limitemos lo que utilizamos o compartimos

  • Puede solicitarnos que no utilicemos ni compartamos determinada información médica para el tratamiento, pago o para nuestras operaciones.
  • No estamos obligados a aceptar su solicitud, y podemos decir “no” si esto afectara
    su atención.

Recibir una lista de aquellos con quienes hemos compartido información

  • Puede solicitar una lista (informe) de las veces que hemos compartido su información médica durante los seis años previos a la fecha de su solicitud, con quién la hemos compartido y por qué.
  • Incluiremos todas las divulgaciones excepto aquellas sobre el tratamiento, pago y operaciones de atención médica, y otras divulgaciones determinadas (como cualquiera de las que usted nos haya solicitado hacer). Le proporcionaremos un informe gratis por año pero cobraremos un cargo razonable en base al costo si usted solicita otro dentro de los 12 meses.

Obtener una copia de esta notificación de privacidad

  • Puede solicitar una copia en papel de esta notificación en cualquier momento, incluso si acordó recibir la notificación de forma electrónica. Le proporcionaremos una copia en papel de inmediato.

Elegir a alguien para que actúe en su nombre

  • Si usted le ha otorgado a alguien la representación médica o si alguien es su tutor legal, aquella persona puede ejercer sus derechos y tomar decisiones sobre su información médica.
  • Nos aseguraremos de que la persona tenga esta autoridad y pueda actuar en su nombre antes de tomar cualquier medida.

Presentar una queja si considera que se violaron sus derechos

  • Si cree que hemos violado sus derechos, haganoslo saber en :

Gina Lopez
701 S. Raymond Ave, Ste. 4B
Fullerton, CA 92831

  • Puede presentar una queja en la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de
    Salud y Servicios Humanos enviando una carta a: Department of Health and Human
    Services, 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, llamando al
    1-800-368-1019 o visitando www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/factsheets_spanish.html, los últimos dos disponibles en español.
  • No tomaremos represalias en su contra por la presentación de una queja.

Sus opciones

Para determinada información médica, puede decirnos sus decisiones sobre qué compartimos.
Si tiene una preferencia clara de cómo compartimos su información en las situaciones descritas debajo, comuníquese con nosotros. Díganos qué quiere que hagamos, y seguiremos sus instrucciones.

En estos casos, tiene tanto el derecho como la opción de pedirnos que:

  • Compartamos información con su familia, amigos cercanos u otras personas involucradas en el pago de su atención.
  • Compartamos información en una situación de alivio en caso de una catástrofe.

Si no puede decirnos su preferencia, por ejemplo, si se encuentra inconsciente, podemos seguir adelante y compartir su información si creemos que es para beneficio propio. También podemos compartir su información cuando sea necesario para reducir una amenaza grave e inminente a la salud o seguridad.

En estos casos, nunca compartiremos su información a menos que nos entregue un permiso por escrito:

  • Propósitos de mercadeo.
  • Venta de su información.

Nuestros usos y divulgaciones

Por lo general, ¿cómo utilizamos o compartimos su información médica? Por lo general, utilizamos o compartimos su información médica de las siguientes maneras.

Ayudar a administrar el tratamiento de atención médica que usted recibe

  • Podemos utilizar su información médica y compartirla con otros profesionales que lo estén tratando.

Ejemplo: Un médico nos envía información sobre su diagnóstico y plan de tratamiento para que podamos organizar los servicios adicionales.

Dirigir nuestra organización

  • Podemos utilizar y divulgar su información para dirigir nuestra organización y comunicarnos con usted cuando sea necesario.
  • No se nos permite utilizar información genética para decidir si le proveemos cobertura y el precio de dicha cobertura. Esto no se aplica a los planes de atención a largo plazo.

Ejemplo: Utilizamos su información médica para ofrecerle mejores servicios.

Pagar por sus servicios medicos

  • Podemos utilizar y divulgar su información médica cuando pagamos por sus servicios médicos.

Ejemplo: Compartimos su información con su plan dental para coordinar el pago por su trabajo dental.

Administrar su plan

  • Podemos divulgar su información médica a su patrocinador del plan médico para la administración del plan.

Ejemplo: Su compañía nos contrata para proveer un plan médico, y nosotros le proporcionamos a su compañía determinadas estadísticas para explicar las primas que cobramos.

¿De qué otra manera podemos utilizar o compartir su información médica? Se nos
permite o exige compartir su información de otras maneras (por lo general, de maneras
que contribuyan al bien público, como la salud pública e investigaciones médicas).
Tenemos que reunir muchas condiciones legales antes de poder compartir su información con dichos propósitos. Para más información, visite: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/factsheets_spanish.html, disponible en español.

Ayudar con asuntos de salud pública y seguridad

  • Podemos compartir su información médica en determinadas situaciones, como:
  • Prevención de enfermedades.
  • Ayuda con el retiro de productos del mercado.
  • Informe de reacciones adversas a los medicamentos.
  • Informe de sospecha de abuso, negligencia o violencia doméstica.
  • Prevención o reducción de amenaza grave hacia la salud o seguridad de alguien.

Realizar investigaciones médicas

  • Podemos utilizar o compartir su información para investigación de salud.

Cumplir con la ley

  • Podemos compartir su información si las leyes federales o estatales lo requieren, incluyendo compartir la información con el Departamento de Salud y Servicios Humanos si éste quiere comprobar que cumplimos con la Ley de Privacidad Federal.

Responder a las solicitudes de donación de órganos y tejidos y trabajar con un médico forense o director funerario

  • Podemos compartir su información médica con las organizaciones de procuración de órganos.
  • Podemos compartir información médica con un oficial de investigación forense, médico forense o director funerario cuando un individuo fallece.

Tratar la compensación de trabajadores, el cumplimiento de la ley y otras solicitudes gubernamentales

  • Podemos utilizar o compartir su información médica:
    • En reclamos de compensación de trabajadores.
    • A los fines de cumplir con la ley o con un personal de las fuerzas de seguridad.
    • Con agencias de supervisión sanitaria para las actividades autorizadas por ley.
    • En el caso de funciones gubernamentales especiales, como los servicios de protección presidencial, seguridad nacional y servicios militares.

Responder a demandas y acciones legales

  • Podemos compartir su información médica en respuesta a una orden administrativa o de un tribunal o en respuesta a una citación.

Nuestras responsabilidades

  • Estamos obligados por ley a mantener la privacidad y seguridad de su información médica protegida.
  • Le haremos saber de inmediato si ocurre un incumplimiento que pueda haber comprometido la privacidad o seguridad de su información.
  • Debemos seguir los deberes y prácticas de privacidad descritas en esta notificación y entregarle una copia de la misma.
  • No utilizaremos ni compartiremos su información de otra manera distinta a la aquí descrita, a menos que usted nos diga por escrito que podemos hacerlo. Si nos dice que podemos, puede cambiar de parecer en cualquier momento. Háganos saber por escrito si usted cambia de parecer.

Existen limitaciones adicionales sobre cómo podemos utilizar o divulgar los registros de tratamiento de consume problemático de sustancias (SUD) recibidos de programas de tratamiento asistidos federalmente, denominados “Programas de la Parte 2”. Si recibimos o mantenemos sus registros de tratamiento de SUD, no los utilizaremos ni divulgaremos a menos que dicho uso o divulgación se base en su consentimiento por escrito en relación con el Programa de la Parte 2. Incluso con este consentimiento, seguiremos nuestras prácticas de privacidad respecto a sus registros de tratamiento de SUD. Además, no utilizaremos ni divulgaremos sus registros de tratamiento de SUD (ni testimonios relacionados) en un procedimiento legal contra usted sin su consentimiento por escrito o una orden judicial tras recibir notificación y oportunidad de ser escuchados. Una orden judicial que autorice dicho uso o divulgación debe ir acompañada de una citación u otro requisito legal que obligue a divulgar antes de que se utilice o divulgue el registro solicitado.

Para mayor información, visite: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/factsheets_spanish.html, disponible en español.

Cambios a los términos de esta notificación

Podemos modificar los términos de esta notificación, y los cambios se aplicarán a toda la información que tenemos sobre usted. La nueva notificación estará disponible según se solicite, en nuestro sitio web, y le enviaremos una copia por correo.